Organiser une journée portes ouvertes

Définir vos objectifs de communication et vos cibles

Avant de vous lancer dans l’organisation, il est crucial de définir clairement vos objectifs.
Que souhaitez-vous atteindre grâce à cette journée portes ouvertes ?
Augmenter votre notoriété ? Générer des leads ? Fidéliser vos clients ? Développer votre marque employeur ?

Une fois vos objectifs fixés, vous pourrez identifier votre cible.
Qui souhaitez-vous inviter ? Des clients potentiels ? Les partenaires ? De potentiels candidats à l’emploi ?
Le profil de vos invités influencera l’ensemble de l’organisation de votre événement.

Choisir la date, le lieu et établir un budget

La date de votre journée portes ouvertes est importante. Évitez les périodes de vacances scolaires et les veilles de jours fériés souvent synonymes de départ en vacances.
Le choix du lieu dépend de vos objectifs et de votre budget.

Vous pouvez recevoir vos invités dans vos locaux, dans un lieu de location. Si vous optez pour du plein air avoir un plan B en cas de pluie est une nécessité.
N’oubliez pas de réserver le lieu suffisamment à l’avance, surtout si vous attendez beaucoup de monde. Un minimum de 6 mois est nécessaire si vous attendez plus de 200 personnes.
Le budget est un élément essentiel à prendre en compte. Définissez un budget global et répartissez-le en différentes catégories : location du lieu, communication, restauration, animation, etc.

Construire un programme attractif

Pour organiser une journée portes ouvertes réussie, le programme doit être rythmé et varié pour captiver l’attention de vos visiteurs.
Proposez des visites guidées, des ateliers, des démonstrations, des conférences, etc. N’oubliez pas de prévoir des moments de convivialité pour favoriser les échanges entre vos invités.
Pensez à ponctuer votre programme de temps forts, comme le lancement d’un nouveau produit ou l’annonce d’un partenariat.

Communiquer efficacement

La communication est essentielle pour la réussite de votre journée portes ouvertes. Adressez les invitations de vos VIP individuellement bien en amont de toutes invitations.
Commencez à communiquer plusieurs semaines à l’avance en utilisant différents canaux : site internet, médias sociaux, emailings, presse locale, radio, etc.

Rédigez des supports de communication clairs et attractifs. Vos affiches, flyers, kakemonos mettent en avant les points forts de votre entreprise et de votre événement.
N’oubliez pas d’indiquer la date, le lieu, le programme, les modalités d’inscription et le plan d’accès.

Gérer la logistique

L’organisation d’une journée portes ouvertes c’est aussi une logistique importante.
Il faut prévoir l’accueil des visiteurs, la signalétique, le traiteur, l’animation, la sécurité, etc.

N’hésitez pas à déléguer des tâches à vos collaborateurs et à faire appel à des prestataires externes si nécessaire.

La veille de l’événement, relisez attentivement votre liste pour vérifier que vous avez tout coché.

Animer et fidéliser

Le jour J, rythme et ponctualité !
Arrivez en avance, votre retard serait du plus mauvais goût face à la file d’attente de vos potentiels clients.
Souriez ! L’ambiance de votre événement est primordiale pour que vos visiteurs se sentent bien accueillis.

N’hésitez pas à interagir avec vos invités, répondez à leurs questions et présentez-leur vos produits ou services de manière enthousiaste.

Profitez de cette journée pour collecter des informations sur vos visiteurs grâce à des questionnaires de satisfaction ou des jeux concours.

Après la manifestation, l’heure du bilan

Enfin, après votre journée portes ouvertes, prenez le temps de faire un bilan.
Analysez les résultats obtenus par rapport à vos objectifs. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Qu’est-ce qu’il aurait fallu améliorer ?

Tirez des leçons de cette expérience pour organiser des événements encore plus réussis à l’avenir.

En suivant ces conseils, vous mettez toutes les chances de votre côté pour organiser une journée portes ouvertes réussie qui vous permettra d’atteindre vos objectifs.

N’oubliez pas que l’organisation d’un tel événement demande du temps et de l’investissement, mais les retombées peuvent être très bénéfiques pour votre entreprise.

Les petits plus pour organiser une journée portes ouvertes

• Proposez des offres spéciales à vos visiteurs, qu’il soient clients ou prospects, pour les inciter à acheter vos produits ou services.
• Suivez de près les leads générés par votre journée portes ouvertes via votre service commercial
• Et surtout n’oubliez pas de remercier vos collaborateurs pour leur implication dans l’organisation de l’événement.

Alors prêts à vous lancer dans cette aventure ?

Cet article pour organiser votre journée portes ouvertes vous a plu ?
Alors gardez le en tête pour y revenir et n’hésitez pas à le partagez.

Abonnez-vous aux Nouvelles du Colibri qui sort chaque trimestre pour ne rien rater des sujets abordés !